Бизнес-кейс
Как внедрить управленческий учет за 1 месяц
Сегодня расскажу о примере внедрения управленческого учета. Проблема консалтинга в том, то что я не могу раскрывать название, цифры компании и другие данные. В этом посте я собрал механику, как можно внедрить управленку в компании, и какие могут быть рекомендации на примере Ноунейм клиента.
О компании заказчика
"При построении отчета по кассовому методу учитываются данные по ежемесячным платежам."
Компания работает на рынке более 10 лет. Основные клиенты – это сектор B2B. Как и большинство предприятий, она использует программу учета 1С. Многие блоки для систем были дописаны программистами.
В настоящее время собственник хочет организовать управленческий учет таким образом, чтобы исключить попадание в кассовый разрыв, вести отчет перед партнерами о деятельности компании, ежемесячно оценивать эффективность работы, привлекать деньги на развитие бизнеса.
Первый этап работы – подготовка отчета вручную, при помощи сотрудника компании. Далее этот процесс автоматизируется на базе 1С.
При построении отчета по кассовому методу учитываются данные по ежемесячным платежам. Для этого, в первую очередь, анализируются банковские выписки компании. В данном случае у компании имеется одно юридическое лицо и несколько расчетных счетов.
В настоящее время собственник хочет организовать управленческий учет таким образом, чтобы исключить попадание в кассовый разрыв, вести отчет перед партнерами о деятельности компании, ежемесячно оценивать эффективность работы, привлекать деньги на развитие бизнеса.
Первый этап работы – подготовка отчета вручную, при помощи сотрудника компании. Далее этот процесс автоматизируется на базе 1С.
При построении отчета по кассовому методу учитываются данные по ежемесячным платежам. Для этого, в первую очередь, анализируются банковские выписки компании. В данном случае у компании имеется одно юридическое лицо и несколько расчетных счетов.
Поставленные задачи:
1
Подготовить отчет по финансовым результатам за 1 квартал 2019 года. На основе кассового метода.
2
Научить штатного сотрудника самостоятельной подготовке управленки для учредителя.
3
Показать собственнику реальную ситуацию в бизнесе: сколько на самом деле зарабатывает компания.
4
Срок реализации: 1 месяц.
Что было сделано:
Этап 1: Аудит исторических данных
Произвел анализ по всем банковским расчетным счетам, а именно:
Этап 1: Аудит исторических данных
Произвел анализ по всем банковским расчетным счетам, а именно:
Рассмотрел типы операции;
Изучил движение денег с контрагентами, а также между своими расчетными счетами;
Ознакомился с назначениями платежей;
Просчитал количество транзакций;
Отметил для себя перемещение денег между расчетными счетами компании.
Распространенная проблема во многих сферах бизнеса – это отсутствие фиксации прихода и расхода, либо некорректное отражение информации в учетной системе клиента.
Исходя из этого, следующим шагом необходимо сделать сверку платежей компании по банковским выпискам с данными в 1С. Задача: проверить правильное внесение всех данных.
Помимо платежей по расчетному счету в компании проходит движение наличных денег.
После проведения проверки 1С с банковской выпиской были найдены незначительные, быстро откорректированные недочеты. Таким образом, я убедился в достоверности информации 1С, а также в отсутствии необходимости дальнейшей проверки данных на основе банковских выписок.
Срок аудита 10 дней
Исходя из этого, следующим шагом необходимо сделать сверку платежей компании по банковским выпискам с данными в 1С. Задача: проверить правильное внесение всех данных.
Помимо платежей по расчетному счету в компании проходит движение наличных денег.
После проведения проверки 1С с банковской выпиской были найдены незначительные, быстро откорректированные недочеты. Таким образом, я убедился в достоверности информации 1С, а также в отсутствии необходимости дальнейшей проверки данных на основе банковских выписок.
Срок аудита 10 дней
Этап 2 Построение чернового отчета ОФР
При построении отчета был проведен анализ расходов и доходов компании. Все транзакции разделены на категории по классификациям: как основные, накладные, платежи в бюджет и т.д.
1
Для упрощения работы все данные с 1С были выгружены в Excel;
2
Категории и назначения платежей настроены в таблицах;
3
Проведена проверка разнесения расходов и доходов в 1С.
"Основными замечаниями можно назвать неверно указанные назначения платежей."
В ходе данной проверки обнаружены ошибки, устраненные совместно с сотрудником компании. Основными замечаниями можно назвать неверно указанные назначения платежей. Далее, на основе полученной информации, мной был составлен промежуточный отчет о финансовых результатах (ОФР), в котором были объединены все расчетные счета. Благодаря этому на одном листе можно увидеть движение денег компании в полном объеме.
Срок построения отчета 7 дней
Срок построения отчета 7 дней
Этап 3 Проверка чернового отчета ОФР
После подготовки чернового отчета можно переходить к детальной проработке управленки.
Исторические данные были получены за 3 месяца. Исходя из этого, можно увидеть "аномалии" по расходу и приходу за каждый месяц соответственно. "Аномалии" наглядно подсказывают, на что нужно обратить внимание, в какие вопросы погрузиться более тщательно, а также – какие конкретные цифры необходимо проверить на предмет ошибок.
Сверка цифр с 1С показывает: верно ли определены расходы или будет необходимо разместить их в другой категории затрат. Благодаря этому были найдены некоторые платежи, несущие "формальную" оплату. Их попадание в отчет непозволительно. Также были выявлены неправильные назначения платежей, исправленные по итогу работы.
После проведенных корректировок отчет отражает достоверную информацию.
Срок проверки 3 дня
Исторические данные были получены за 3 месяца. Исходя из этого, можно увидеть "аномалии" по расходу и приходу за каждый месяц соответственно. "Аномалии" наглядно подсказывают, на что нужно обратить внимание, в какие вопросы погрузиться более тщательно, а также – какие конкретные цифры необходимо проверить на предмет ошибок.
Сверка цифр с 1С показывает: верно ли определены расходы или будет необходимо разместить их в другой категории затрат. Благодаря этому были найдены некоторые платежи, несущие "формальную" оплату. Их попадание в отчет непозволительно. Также были выявлены неправильные назначения платежей, исправленные по итогу работы.
После проведенных корректировок отчет отражает достоверную информацию.
Срок проверки 3 дня
Этап 4 Обучение сотрудника
"...скорость увеличилась в 8 раз и менее чем за 4 часа сотрудник смог построить управленку за прошлый месяц."
Задачей являлось: обучение сотрудника, занимающегося первичной бухгалтерией и знающего по роду своей трудовой деятельности транзакции и бизнес-процессы в целом. После окончания работы над отчетом мы с сотрудником уже разговаривали на одном языке.
Изначально обучение я планировал построить следующим образом: сотрудник под моим присмотром делает аудит и сверяет с 1С. Далее, на основании моих рекомендаций, он готовит отчет.
После общения с сотрудником я оценил его возможности и принял следующее решение: в первую очередь сделать все самому, а потом уже обучать сотрудника. Первоначально такая методика была выбрана, чтобы иметь возможность разговаривать на одном языке. В случае непонятной ситуации я мог бы объяснить все на примере.
Благодаря такому подходу у работника сложится верная картина и наглядные решения. Минусом при этом будет то обстоятельство, что человек будет работать не самостоятельно, а получит готовый итоговый результат. Следовательно, он не увидит весь процесс построения отчета. Однако я учел это обстоятельство и показал на готовом отчете, из каких блоков состоит управленка, а также – где должны находиться те или иные расходы и почему именно они должны находиться в данном блоке.
После ознакомления сотрудником со структурой управленческого учета мы начали подготовку отчета за март. Сотрудник делал его лично под моим контролем. Выгрузка данных была сугубо из 1С.
Я контролировал работу сотрудника при подготовке им отчета, подсказывал, откуда нужно брать необходимые данные и почему именно их необходимо отразить. В процессе работы я обратил внимание, что работа с 1С трудоемка и затратна по времени. Далее я показал сотруднику, как выгружать данные в Excel для последующей работы с ними.
Благодаря этому скорость увеличилась в 8 раз и менее чем за 4 часа сотрудник смог построить управленку за прошлый месяц.
Срок обучения 10 дней
Изначально обучение я планировал построить следующим образом: сотрудник под моим присмотром делает аудит и сверяет с 1С. Далее, на основании моих рекомендаций, он готовит отчет.
После общения с сотрудником я оценил его возможности и принял следующее решение: в первую очередь сделать все самому, а потом уже обучать сотрудника. Первоначально такая методика была выбрана, чтобы иметь возможность разговаривать на одном языке. В случае непонятной ситуации я мог бы объяснить все на примере.
Благодаря такому подходу у работника сложится верная картина и наглядные решения. Минусом при этом будет то обстоятельство, что человек будет работать не самостоятельно, а получит готовый итоговый результат. Следовательно, он не увидит весь процесс построения отчета. Однако я учел это обстоятельство и показал на готовом отчете, из каких блоков состоит управленка, а также – где должны находиться те или иные расходы и почему именно они должны находиться в данном блоке.
После ознакомления сотрудником со структурой управленческого учета мы начали подготовку отчета за март. Сотрудник делал его лично под моим контролем. Выгрузка данных была сугубо из 1С.
Я контролировал работу сотрудника при подготовке им отчета, подсказывал, откуда нужно брать необходимые данные и почему именно их необходимо отразить. В процессе работы я обратил внимание, что работа с 1С трудоемка и затратна по времени. Далее я показал сотруднику, как выгружать данные в Excel для последующей работы с ними.
Благодаря этому скорость увеличилась в 8 раз и менее чем за 4 часа сотрудник смог построить управленку за прошлый месяц.
Срок обучения 10 дней
Этап 5 Гибрид ОФР итоговый отчет
Отчет ОФР строился по кассовому методу. При построении управленки видно движение денег за определенный период, однако не видно суммы наших обязательств и других метрик.
Для полной картины бизнеса в него необходимо внести следующие данные:
Для полной картины бизнеса в него необходимо внести следующие данные:
1
Дебиторская, кредиторская задолженность;
2
Денежные средства;
3
Заемные средства;
4
Товарные запасы;
5
Основные средства.
Таким образом получится гибрид ОФР отчета – управленка для собственника, в котором будет отражена динамика по месяцам, на основании этих данных можно предпринимать точные действия.
При сборе данных были выявлены проблемы, требующие устранения. О них я пишу в рекомендациях.
Срок построения ОФР 3 дня
При сборе данных были выявлены проблемы, требующие устранения. О них я пишу в рекомендациях.
Срок построения ОФР 3 дня
Рекомендации:
1
Остаток наличных денег не должен быть отрицательным, следовательно, необходимо обнаружить и исправить ошибки. Сумма в 1С должна быть равной фактической.
2
Остатки денег по безналу должны соответствовать фактическим суммам на расчетных счетах.
3
Расходы по займам не должны объединяться в одну транзакцию. Необходимо сделать отдельные записи по процентам и выплатам тела кредита. На данный момент в ОФР не отражены проценты, что является неправильным. Проценты в качестве расходов должны указываться в ОФР.
4
Категории расходов необходимо согласовывать с сотрудником, а также обсудить с ним – какие траты будут относиться к какой категории. Кроме того, нужно также определить расходы, которые не отразятся в отчете и будут иметь свою категорию (Пример: бизнес А).
5
Еженедельно готовить промежуточные отчеты. Это необходимо для того, чтобы собственник держал руку на пульсе и не забывал хода построения отчета.
6
Работа с отсрочкой. За 3 месяца компания показывает неоднозначные показатели прибыли. Деньги стоят денег, поэтому они должны возвращаться в компанию в пределах месяца. В противном случае компании необходимо договориться с поставщиками о более длительной отсрочке, иначе у предприятия возникнут кассовые разрывы.
7
Со временем можно прийти к выводу, что отчет ОФР лучше готовить с большими метриками и графиками. На данное время отчет сделан таким образом, чтобы сотрудник мог его сделать оперативно, без глубоких познаний в финансовом учете. Если отчет усложнить, у сотрудника не хватит компетенции его составить и проанализировать.
8
Построить точку безубыточности, т.е. компания должна понимать, сколько нужно выручки для оплаты текущих ежемесячных расходов.
9
На основе точки безубыточности нужно построить систему мотивации для сотрудников.
10
Необходимо вести учет обязательств по заемным средствам. Сотрудник не увидел реестр по выданным и полученным займам.
11
Разобраться с кредиторской и дебиторской задолженностью. Очистить данные от мусора, аннулировать невостребованные обязательства и т.д.
12
Сделать инвентаризацию склада. Выделить отдельно:
- Склад по товарным запасам, которые мы реализуем;
- Склад по основным средствам, которые нужны для хозяйственной деятельности.
Склад по товарным запасам показывает сумму товара в закупке. Важно анализировать оборачиваемость товарного запаса, следить за неликвидом.
Для управленки – основные средства (принтеры, компьютеры и т.д.), для хозяйственной деятельности – я бы считал за 0 рублей, потому что в основном это является неликвидом, трудно реализовываемым в дальнейшем. Исключением в данном случае станут: недвижимость, авто, станки и т.д.
- Склад по товарным запасам, которые мы реализуем;
- Склад по основным средствам, которые нужны для хозяйственной деятельности.
Склад по товарным запасам показывает сумму товара в закупке. Важно анализировать оборачиваемость товарного запаса, следить за неликвидом.
Для управленки – основные средства (принтеры, компьютеры и т.д.), для хозяйственной деятельности – я бы считал за 0 рублей, потому что в основном это является неликвидом, трудно реализовываемым в дальнейшем. Исключением в данном случае станут: недвижимость, авто, станки и т.д.
13
Установить ответственных за каждый блок расходов. Оплата поставщикам напрямую влияет на маржу, будет являться показателем KPI это % маржинальной прибыли и т.д.
14
Необходимо следить за тем, чтобы все расходы были отражены в 1С.
Всем спасибо кто проявил интерес к управленческому учета. Если у вас есть запрос: навести порядок в вашем бизнесе. Вы всегда можете связаться со мной. Нажмите на кнопку и вы получите больше информации обо мне и моих услугах.
Возможно у вас нет таблиц для учета денег. Я тоже для вас подготовил шаблоны в котором есть отчет о финансовых результатах, которые вы можете скачать нажав на кнопку.
Возможно у вас нет таблиц для учета денег. Я тоже для вас подготовил шаблоны в котором есть отчет о финансовых результатах, которые вы можете скачать нажав на кнопку.
У вас возникли вопросы?
