Формирование управленческой отчетности: организация системы, составление внутренней финансовой отчетности организации

Содержание:

Управленческая отчётность — что это?

Управленческая отчётность — ваш надёжный советник в принятии важных решений. Составление управленческой отчётности организации — это создание понятных отчётов, которые показывают реальное состояние вашего предприятия: доходы, расходы, прибыль, другие показатели.

Главные позитивные результаты, которые даст подготовка управленческой отчётности:

Контроль бизнеса: Вы узнаете, как идут дела в компании, сможете быстро делать нужные шаги. Мы проводим постоянный мониторинг показателей эффективности (KPI), которые оценивают текущее состояние бизнеса, а также предвидят потенциальные проблемы. Выбирая такой контроль, вы можете быстро разработать стратегию развития компании, уменьшить расходы, увеличивая доходы;
Гибкость: Отчёты настраиваются под ваши задачи. Вы можете получать информацию в том формате, который выберете сами на основе своих предпочтений. Например, в целях отслеживания продаж в разных регионах, вы можете настроить отчёты так, чтобы они показывали эту информацию. С такой гибкостью возможно быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям, принимая решения, основанные на текущих данных;
Простота: Информация в удобном формате — таблицы, графики или текст, как вам удобнее. Это упрощает анализ данных, сократит время, и освободит внимание для занятий стратегическими вопросами, а не расшифровкой сложных отчётов. Простота представления информации делает её доступной для всех членов команды, и это облегчает сотрудничество, чтобы принимать решения на всех уровнях компании.

Для чего бизнесу нужна управленческая отчётность?

УО — это ваш надёжный инструмент для обоснованных действий. С её поддержкой у вас будет чёткое понимание состояния вашей компании через систему понятных отчётов.

Давайте посмотрим, какие перспективы перед вами открываются:

Стратегическое планирование: Помогает строить планы развития, прогнозировать финансовые результаты. Это анализ текущего состояния компании, определение целей, а также разработка комплексной стратегии для их достижения. Стратегическое планирование делает возможным подготовку компаний к будущим вызовам, что особенно необходимо в условиях высокой конкуренции и быстрого изменения рыночных условий;
Полный контроль: Отслеживает все важные показатели, чтобы потом быстро реагировать на изменения. Этому помогает постоянный мониторинг KPI, которые могут включать финансовые, операционные и маркетинговые метрики. За счёт такого контроля, компании могут корректировать свою стратегию для более эффективных результатов;
Умные решения: Дают доступ к данным для оптимизации расходов, оценки перспектив, которые могут открыться в будущем. Это анализ финансовых потоков, выявление неэффективных расходов и разработка планов по их сокращению. Умные решения оценивают потенциальные риски, связанные с новыми проектами или инвестициями, что помогает принимать обоснованные решения и сократить потенциальные потери.

Преимущества:

Прозрачность: Вы знаете реальную ситуацию вашей компании;
Точность: Находите способы для улучшения работы вашей компании;
Адаптивность: Отчёты настраиваются под специфические характеристики конкретно вашей фирмы.

Управленка — это больше чем просто цифры. Это инструмент, который помогает вашему бизнесу расти и развиваться.

Главные виды управленческой отчётности

Для эффективного управления компанией необходимо использовать различные виды управленческой отчётности, которые построят полную картину нынешнего состояния компании.

Финансовая отчётность

ОПиУ (Отчёт о прибылях и убытках) — показывает, сколько денег заработала компания или какие направления приносят больше прибыли.

Бюджетная отчётность

Бюджеты — инструменты планирования и контроля финансов вашего бизнеса, помогающие эффективно управлять доходами и расходами. Правильно составленный бюджет позволяет держать руку на пульсе: контролировать расходы отделов и замечать отклонения. Преимущество бюджетной отчётности в том, что руководители отделов знают свои «красные линии» — пока они их соблюдают, руководитель получает меньше лишних вопросов.

Отчёты о денежном потоке

ОДДС (Отчёт о движении денежных средств) — показывает, сколько денег поступило в компанию и как они были потрачены за указанный временной отрезок. Главная сложность — это правильный сбор данных, учёт всех поступлений и выявление неучтённых операций. Типичный пример из нашей практики: по расчётам финансиста на счёте ожидают увидеть 12 миллионов, а по факту только 1 миллион, потому что партнёр проводит какие‑то «эксперименты». Мы понимаем важность системного подхода, ведь никто не любит неприятные сюрпризы, связанные с деньгами.

Стратегический баланс

Баланс покажет все активы, а также обязательства вашей компании, помогая принимать подходящие действия для развития бизнеса.

Калькуляция себестоимости

Мы проведём анализ отчётов по себестоимости, сможем точно определить, сколько средств уходит на производство, а также найти способы их уменьшения. Это увеличит прибыльность предприятия.

Операционные отчёты

Помогают эффективно управлять ресурсами компании, предоставляют руководству текущие данные для принятия оперативных решений. Владелец бизнеса вместе с директором будут рады получать ежедневные отчёты в формате дашбордов. Они дают полное ощущение контроля и системности бизнеса. Если в компании есть такие дашборды, руководитель может спокойно уехать на Бали или в ОАЭ, продолжая видеть реальную картину бизнеса в режиме реального времени. Такие отчёты имеют отличия от традиционных, которые поступают позже отчётного периода.

Отчётность по отделам и проектам

С помощью бюджетирования каждый отдел или проект получает чёткий финансовый план. Руководители же на базе этого смогут видеть продуктивность работы команд, а также выбирать обоснованную стратегию для развития бизнеса. Внутри бизнеса бывают различные направления или ЦФО (Центр финансовой ответственности), что требует кастомной оценки работы каждого из них. Например, у ритейла бывают магазины традиционной розницы, оптовое направление, направление маркетплейсов и отдельный e-commerce. Если не оценивать каждое направление по отдельности, а делать только общую отчётность, можно серьёзно ограничить развитие менее рентабельных направлений. Быстро понимать, какое направление приносит прибыль, а какое — убыток, какое показывает рост, а какое стагнирует, ценно.

Этапы подготовки отчётности

Подготовка управленки включает несколько этапов, которые помогают организовать процесс сбора, анализа, представления данных.

Сбор исходных данных

Наша команда организует сбор, а также анализ данных из всех важных источников — бухгалтерии, CRM, операционных систем. Мы разработаем понятные правила ведения отчётности, чтобы вся информация была доступной, принося пользу для выбора стратегии.

Обработка и структурирование данных

Качество финансовой отчётности пропорционально качеству исходных данных. Поэтому мы тщательно обрабатываем и структурируем их. Этот этап критически важен для точной и полезной финансовой отчётности вашей компании.

Анализ данных

Мы проанализируем ваши данные, сравнив их с предыдущими показателями. Мы изучим, где вы растёте, а где нужны улучшения. Наш опыт и база клиентов помогает нам хорошо понимать средние показатели в вашей отрасли, такие как норма прибыли или ФОТ (Фонд оплаты труда). Внутренняя команда не может определить, в каком направлении можно увеличить чистую прибыль вашего проекта. Мы будем рады сделать это за вас.

Подготовка отчётов

Создадим чёткие, понятные отчёты с основными показателями и практическими рекомендациями для развития вашей группы компаний или отдельного проекта. Мы следуем принципу MVP (минимально жизнеспособного продукта) — сначала делаем базовую отчётность, настроенную под ваши срочные запросы. Затем ежедневно, регулярно совершенствуем ее. Если руководителю нужно быстрее увидеть срез данных компании, мы готовы отойти от стандартного плана внедрения.

Контроль отчётности

Настроим регулярное обновление отчётов, проведём их проверки. Это поможет вашему бизнесу быстро реагировать на любые изменения рынка.

Кто ведёт учёт

Владелец бизнеса/Руководитель

В малых и средних компаниях учётом занимается руководитель. Хотя это даёт полный контроль над финансами, это также отнимает время от развития бизнеса. Мы готовы взять эту задачу на себя и предоставить подготовленные отчёты для принятия важных решений.

Бухгалтер

Хотя бухгалтер может вести управленческий учёт, это не всегда подходит компаниям. Основная деятельность бухгалтера – вести бухгалтерский учёт, готовить налоговую отчётность. Для эффективного фин. учёта нужен специалист или команда, которая сфокусирована на финансовом анализе и планировании.

Финансист / Финансовый директор

В крупных компаниях финансовый директор вместе со специальным отделом отвечают за управление финансами. Однако для среднего и малого бизнеса содержание штатного финансового директора часто экономически невыгодно. Для этого можно привлечь команду финансистов на аутсорсинге и получить экспертизу при существенной экономии.

Специалисты по учёту

Мы возьмём на себя все задачи финансового отдела. Мы поможем вашему бизнесу анализировать данные, готовить отчёты, выбирать стратегии для развития вашего бизнеса — и всё это без содержания штатного финансового отдела.

Способы формирования системы отчётности

Создание эффективной системы отчётности требует выбора подходящих инструментов и технологий, которые автоматизируют анализ данных, обеспечивая гибкость и масштабируемость.

Электронные таблицы

Google Таблицы — это то, что надо для начала работы с финансовым учётом. Они бесплатны и их легко использовать. Но по мере роста вашего бизнеса, а также усложнения финансовых операций, вам потребуются более надежные инструменты для работы с данными. Например, с Google Таблицами мы редактируем документы в режиме реального времени и интегрируем онлайн-сервисы, что упрощает автоматизацию сбора данных.

Бухгалтерские сервисы

Программы вроде 1С дают базовые инструменты для управленки. Эти программы автоматизируют работу и снижают вероятность ошибок. Их недостаток — негибкость и сложность изменений. Предприятия вынуждены изменяться под программу, а не наоборот. Внесение изменений может быть дорогим процессом, что особенно критично для растущего бизнеса, где приоритет отдаётся развитию продаж.

CRM для финансового и управленческого учёта

Мы используем программы для управления финансами, которые легко подключаются к вашей бухгалтерии и банковским счетам, чтобы автоматически собирать все важные данные и создавать понятные отчёты. Например, сервисы вроде Финансы+ мы используем для интеграции с CRM-системами для сквозной аналитики и ведения бухгалтерского учёта.

Мы поможем написать правильное Техническое задание для внедрения комплексной системы управления компанией (ERP), которая упростит работу с финансами — управлять всей компанией станет легче. Подключимся к выбору подрядчика по первому зову. Главное — мы обеспечим ведение всей учётной операции как во время внедрения системы, так и после её запуска. Мы обеспечим техническую поддержку, а также дадим советы, как повысить результаты.

Отличия бухгалтерского и управленческого учёта

Хотя бухгалтерский и управленческий учёт одинаково важны, их цели, методы и аудитория значительно различаются, что мы также учитываем при построении системы учёта.

Для чего нужен каждый вид учета?

Бухгалтерский учёт — обязательная отчётность для налоговой и других контролирующих органов. Этот учёт показывает официальное финансовое состояние компании. Это обеспечивает соблюдение легитимности и прозрачности ваших финансовых транзакций. Бухгалтерский учёт также необходим для составления финансовых отчетов, которые нужны при взаимодействии с внешними партнерами, инвесторами или кредиторами;
Управленческий учёт — ваш внутренний инструмент для стратегического планирования. Он помогает видеть реальную картину бизнеса, планировать развитие и оптимизировать внутренние процессы. Управленческий учёт позволяет анализировать эффективность различных направлений бизнеса, выявлять области для улучшения и разрабатывать стратегии для их оптимизации.

Как они работают?

Бухгалтерский учёт строго повинуется законам и стандартам — здесь нет места для творчества. Бухгалтеры фиксируют все операции согласно установленным правилам. Это поддерживает единообразие финансовых отчётов и делает их сравнимыми, что необходимо для крупных компаний, которые подлежат регулярным аудитам;
Управленческий учёт настраивается под вас — вы сами решаете, какие показатели отслеживать. Вы можете адаптировать систему учёта к конкретным интересам вашего бизнеса. Это особенно уместно для компаний с единственными в своём роде бизнес-моделями или задачами. Например, если ваш бизнес сильно зависит от сезонных колебаний, управленческий учёт может быть настроен на отслеживание этих изменений, а также на прогнозирование будущих тенденций.

Когда они полезны?

Бухгалтерский учёт смотрит в прошлое — что уже произошло. Он необходим для составления исторических отчетов, для анализа прошлых результатов, что помогает понять, как компания развивалась во времени;
Финансовый учет помогает планировать будущее, быстро реагировать на изменения. Он прогнозирует финансовые результаты, корректирует стратегию при условиях высокой конкуренции на рынке, когда скорость и способность к изменениям определяют успех.

Какую информацию дают?

Бухгалтерский учёт показывает общее видение в цифрах. Он дает полное представление о финансовом состоянии компании, включая активы, обязательства, капитал. Это необходимо для оценки общей стабильности, для надёжности бизнеса;
Финансовый учёт даёт детальный анализ каждого направления бизнеса. Он оценивает отдельные проекты, отделы или регионы, что помогает выявить области для улучшения и оптимизировать распределение ресурсов.

Кто использует отчёты?

Бухгалтерские отчёты нужны для внешних проверок, а также предоставляются партнёрам. Их используют аудиторы, налоговые органы, а также другие внешние заинтересованные стороны для оценки компании;
Управленческие отчёты нужны, чтобы выбирать стратегию развития бизнеса. Их используют для анализа текущей ситуации, прогнозирования будущих результатов, а также разработки стратегий. Это особенно важно компаниям для их постоянного развития, а также для усовершенствования своих процессов.

Оба вида учёта важны: бухгалтерский гарантирует легальность бизнеса, а управленческий помогает ему расти, развиваться.

Советы по улучшению качества отчётности

Для того чтобы отчётность стала ценным инструментом, необходимо сосредоточиться на автоматизации, визуализации данных и постоянном совершенствовании работы, что позволяет улучшить управление.

Автоматизация процессов

Мы автоматизируем обработку данных, что значительно ускоряет подготовку отчётов и сводит к минимуму возможные ошибки. Используем инструменты, которые обеспечивают точность всех ваших финансовых данных.

Визуализация данных

Мы делаем отчёты простыми, фокусируясь только на важных показателях. На наглядных графиках и диаграммах вы быстро увидите основные тренды, а также примете оперативные решения. Что самое главное: мы будем над ними работать, грамотно обновляя при появлении новой информации.

Обучение персонала

Мы помогаем сотрудникам освоить формирование управленческой отчётности, чтобы каждый в команде понимал, как его решения влияют на успех компании

Постоянное совершенствование отчётности

Начнём с понимания финансовых целей собственника или руководителя компании. Мы создадим отчёты, которые нужны для принятия важных бизнес-решений.

Наша команда постоянно улучшает наши таблицы с дашбордами, основываясь на вашей обратной связи. Мы делаем их еще полезнее для предприятия.

Проблемы при подготовке отчётности

Подготовка отчётности сталкивается с рядом проблем, которые могут снизить эффективность управления — нечёткие цели, недостаточная детализация и технические сложности.

Проблемы в финансовом учёте

Нечёткие цели: Многие компании начинают вести финансовый учёт без чёткого понимания, какие решения они хотят принимать на основе этих данных. Отчёты не приносят реальной пользы для сотрудников, принимающих решения. Финансовые данные остаются неиспользованными, а компании продолжают действовать на интуиции, а не на основе данных;
Недостаточно деталей: Стандартный бухгалтерский учёт часто не даёт той детализации, которая нужна для принятия решений. Например, сложно увидеть, какие транзакции "съедают" наибольшую прибыль. Это затрудняет оптимизацию расходов и повышение эффективности бизнеса. Без отчётности компании не могут точно определить, где можно сократить затраты или улучшить работу;
Разные подходы к учёту: Бухгалтерский и финансовый учёт могут по-разному отражать операции. Это создает путаницу, усложняя автоматизацию процессов. Когда данные есть в разных форматах, становится сложнее интегрировать их в единую систему, что мешает поддержанию единого информационного пространства;
Медленный документооборот: Задержки с документами тормозят подготовку отчётов, принятие важных решений для компании осуществляется с опозданием. Важные возможности упускаются, поскольку компании не могут быстро реагировать на изменения рынка или внутренние нужды;
Слишком много данных: Часто сводные таблицы перегружены ненужными цифрами, а руководителю сложно выделить важную информацию. Руководители тратят слишком много времени на поиск нужных данных, вместо того чтобы уделять время стратегическим решениям;
Ручная работа: Многие все еще готовят таблицы с дашбордами вручную, рискуя возникновением ошибок и потерей времени. Автоматизация помогает работать быстрее, но многие компании еще не перешли на автоматизированные системы, продолжая тратить ресурсы на ручной труд.

Как Biznesolog может помочь с формированием отчётности?

Мы создадим систему отчётности специально для вашей компании. Наша команда финансистов и аналитиков возьмёт на себя всю работу с данными, а также их анализом.

Представьте: вместо найма целого финансового отдела вы получаете формирование внутренней управленческой отчётности как готовое решение. Более 300 клиентов уже оценили удобство наших услуг. Мы берём на себя сбор, а также обработку данных, понятных таблиц и регулярную отправку аналитических записок руководству.

Главная цель нашей работы — увеличение вашей прибыли. В среднем наши клиенты увеличивают чистую прибыль в 2-3 раза. Это происходит из-за оптимизации процессов, а также выявления точек роста.

Мы предоставляем:

Отчёты о финансовых результатах (ОФР);
Анализ ДДС;
Баланс;
Наглядные дашборды с показателями.

Мы также поможем:

Внедрить культуру финансового планирования;
Обучить вашу команду финансовой грамотности;
Сделать бизнес-процессы более эффективными;
Предотвратить кассовые разрывы.

Наша организация системы управленческой отчётности происходит "под ключ" — без необходимости в поиске дополнительных специалистов или доплаты за отдельные сервисы.

FAQ

Какие программы мы выбираем для автоматизации подготовки отчётов?

Для подготовки отчётности мы используем современные инструменты. Наш выбор основан на многолетнем опыте работы с разными вертикалями.

В нашей работе мы совмещаем решения, основанные на 1С с гибкими облачными инструментами — Google или Яндекс Таблицами. В этой связке мы предлагаем понятные информативные отчёты, которые доступны для руководителя.

Как часто необходимо обновлять данные для составления отчётов?

Как часто мы обновляем отчёты? Все зависит от ваших желаний, а также целей бизнеса. Мы предлагаем гибкий подход:

Оперативные отчёты обновляются ежедневно, чтобы вы видели полную картину. Стратегические отчёты готовятся каждую неделю или месяц, помогая принимать важные решения на основе точных данных;
Наша команда ежедневно собирает данные, а также предлагает подробный анализ с практическими рекомендациями для руководства каждую неделю. Это помогает быть в курсе всех важных изменений, быстро реагируя на новые условия.

Какие риски существуют, если использовать старые данные для составления отчётности?

Если выработаете с устаревшими данными, могут появиться серьёзные проблемы в управлении бизнесом. Основные риски:

Неверные решения из-за устаревшей информации о продажах, запасах;
Потеря связи с реальной ситуацией на рынке, изменение в поведении клиентов;
Ошибки в оценке состояния компании, денежных потоков;
Искаженное представление о прибыльности бизнеса;
Отставание от конкурентов из-за медленной реакции на изменения рынка;
Проблемы в отношениях с инвесторами и регуляторами из-за того, что формирование системы управленческой отчётности было осуществлено с ошибками.

Подготовка управленческой финансовой отчетности